
今回のコラムは「電子取引データの保存方法」についてです。
国税庁では、電子取引データの保存方法の確認を呼びかけております。
2024年1月から、電子帳簿保存制度が義務化されており、申告所得税・法人税に関して、帳簿・書類を保存する義務のある者が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子取引データを保存しなければなりません。
保存が必要なデータについては、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類(注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など)に相当するデータを保存する必要があります。
ただし、あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化する必要はありません。
また、受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要がありますので、あわせてご注意ください。
なお、電子データを保存するためには、
- 改ざん防止のための措置をとること
- 「日付・金額・取引先」で検索できること
- ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
保存するファイル形式は問いませんので、PDFに変換したものや、スクリーンショットしたものでも問題ありません。
改ざん防止のための措置は、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用等をかけずに導入できる方法もあります。
改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁ホームページに掲載されております。
上記のほか、「タイムスタンプを付与」、「訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存」といった方法もあります。
また、検索要件を満たすためには、専用のシステムを導入していなくても、「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」か「規則的なファイル名を付す方法」のいずれかの方法で対応することができます。
前者は、表計算ソフト等で索引簿を作成し、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法で、索引簿のサンプルは、国税庁ホームページに掲載されております。
また、後者は、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できる方法です。
税務調査の際に、職員から電子取引データのダウンロードの求めがあった場合には、その電子取引データを提出しますので、あわせてご確認ください。

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福岡県春日市・那珂川市の税理士・公認会計士 河鍋 優寛でした。
この記事の執筆者

公認会計士・税理士
大学4年次に公認会計士試験合格後、大手監査法人と税理士法人を経て、河鍋公認会計士・税理士事務所を開業。
資産税(相続税・贈与税・譲渡所得)の実務経験もあることから、会計顧問から資産税までご相談いただけます。
専門分野は会計、税務顧問・IPO支援&相続・事業承継です。